TERMS & CONDITIONS
Last Updated: February 5, 2026
EN
These Terms and Conditions (“Terms”) constitute a legally binding agreement between PT Arkadia Solusindo Grups, a company incorporated under the laws of the Republic of Indonesia (“the Company,” “Arkadia,” “we,” or “us”), and any entity seeking specialized import, Importer of Record (IOR), or distribution services (“Supplier” or “Client”). By engaging our services, the Principal agrees to be bound by these Terms.
——————————————————————————
ARTICLE 1: DUAL-ROLE SCOPE OF SERVICES
1.1 Importer of Record (IOR) Capacity: Arkadia provides legal representation for the entry of technical ingredients, flavors, and additives into Indonesia. We utilize our Business Identification Number (NIB) and General Import License (API-U) to clear goods through the Directorate General of Customs and Excise (DJBC).
1.2 Sales and Distribution Capacity: Beyond logistical clearance, we act as a strategic distribution partner, utilizing our domestic network to market, represent, and facilitate the sale of the Principal’s products within Indonesia.
1.3 Non-Ownership (Agency Phase): During initial importation and regulatory phases, Arkadia acts strictly as a service provider/agent and does not take commercial ownership of goods until a specific local purchase order (PO) or distribution agreement is executed.
——————————————————————————
ARTICLE 2: REGULATORY COMPLIANCE AND SERVICES
2.1 BPOM Authorization: All flavors and additives must possess a valid Nomor Izin Edar (NIE) or Marketing Authorization from the Food and Drug Supervisory Agency (BPOM). Arkadia coordinates the application of the Surat Keterangan Impor (SKI) for individual shipments to ensure post-border compliance.
2.2 Mandatory Halal Certification: In accordance with Indonesian law, all food-related ingredients and cosmetics must eventually meet Halal compliance standards. Arkadia manages the registration of recognized international Halal certificates via the SIHALAL (RSHLN) system.
2.3 Trademark and Intellectual Property: As foreign entities cannot file directly, Arkadia provides management for trademark registration through the Directorate General of Intellectual Property (DJKI), requiring a legalized Power of Attorney (PoA).
2.4 Technical Advisory: Arkadia provides expert advisory on HS Code classification based on dossiers provided by the Principal. The Principal remains responsible for the accuracy of all chemical data; any penalties (Notul) resulting from inaccurate dossiers are the Principal’s financial responsibility.
——————————————————————————–
ARTICLE 3: FEE STRUCTURE AND FISCAL OBLIGATIONS
3.1 Professional Service Fees: Fees are categorized based on shipment complexity:
• Standard Services: For LCL (Less-than-Container Load) shipments and routine additives.
• Priority Services: For FCL (Full Container Load) requiring intensive port coordination.
• Complex/Lartas Services: For shipments involving multiple HS codes or restricted materials (Lartas).
3.2 Intervention Escalations: Additional charges apply for government-mandated actions, including Red Channel Supervision (physical inspections/sampling) and urgent after-hours handling.
3.3 Pass-Through Costs: Government duties, Value Added Tax (VAT/PPN) at the prevailing rate (12% effective 2025), and third-party logistics (Port THC, warehousing) are billed at actual cost.
——————————————————————————
ARTICLE 4: PAYMENT TERMS AND RIGHT OF LIEN
4.1 Advance Payment Policy: For new Principals, 100% of estimated professional fees and government duties/taxes must be paid prior to the commencement of customs clearance.
4.2 Right of Lien: Arkadia shall have a general and particular lien on all goods and documents in its possession for all sums due. We reserve the right to withhold the release of goods until all outstanding invoices are settled. If invoices remain unpaid for more than fourteen (14) days after notice, Arkadia may sell the goods to recover the indebtedness.
——————————————————————————
ARTICLE 5: LIABILITY AND INDEMNITY
5.1 Limitation of Liability: Arkadia’s total liability for any claim shall be limited to three (3) times the professional service fee paid for that specific shipment. We are not liable for consequential losses, market delays, or rulings made by government authorities (DJBC, BPOM, BPJPH).
5.2 Principal’s Indemnity: The Principal shall indemnify Arkadia against all claims, fines, or seizures arising from contamination, quality defects, or inaccurate commercial data provided for the import declaration.
5.3 Risk of Loss: The risk of loss remains with the Principal at all times unless caused by Arkadia’s gross negligence.
——————————————————————————
ARTICLE 6: DATA PROTECTION AND CONFIDENTIALITY
6.1 Personal Data Protection: Arkadia complies with Indonesian Law No. 27 of 2022 (UU PDP). We collect and process personal data solely for providing agreed services and fulfilling legal obligations.
6.2 Confidentiality: Arkadia acknowledges that flavor formulations and technical additives involve sensitive trade secrets. We shall maintain strict confidentiality and not disclose compositions to third parties unless required by regulatory protocols.
——————————————————————————
ARTICLE 7: GOVERNING LAW AND LANGUAGE
7.1 Jurisdiction and Arbitration: These Terms are governed by the laws of the Republic of Indonesia. Any disputes shall be referred to and finally resolved by arbitration in Jakarta in accordance with the rules of the Indonesian National Board of Arbitration (BANI).
7.2 Language Requirement: To ensure these Terms are “legally sound” and watertight under Law No. 24 of 2009, they are executed in both Bahasa Indonesia and English. In the event of a discrepancy, the English version shall prevail.
——————————————————————————
Contact Information: PT Arkadia Solusindo Grups Regus Business Center Benoa Square, Jalan Bypass Ngurah Rai, Nomer 21A, Badung, Provinsi Bali, 80361. Email: admin@arkadia.id
ID
Syarat dan Ketentuan (“Ketentuan”) ini merupakan perjanjian yang mengikat secara hukum antara PT Arkadia Solusindo Grups, sebuah perusahaan yang didirikan berdasarkan hukum Republik Indonesia (“Perusahaan,” “Arkadia,” atau “kami”), dan entitas mana pun yang mencari layanan impor khusus, Importer of Record (IOR), atau layanan distribusi (“Suplier” atau “Klien”). Dengan menggunakan layanan Perusahaan, Prinsipal setuju untuk terikat oleh Ketentuan ini.
——————————————————————————
PASAL 1: RUANG LINGKUP LAYANAN PERAN GANDA
1.1 Kapasitas Importer of Record (IOR): Arkadia menyediakan representasi hukum untuk pemasukan bahan teknis, perisa (flavors), dan bahan tambahan ke Indonesia. Ini mencakup penggunaan Nomor Induk Berusaha (NIB) dan Angka Pengenal Impor Umum (API-U) milik Perusahaan untuk menyelesaikan proses kepabeanan barang melalui Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC).
1.2 Kapasitas Penjualan dan Distribusi: Selain penyelesaian logistik, Perusahaan bertindak sebagai mitra distribusi strategis yang memanfaatkan jaringan domestik untuk memasarkan, mewakili, dan memfasilitasi penjualan produk Prinsipal di wilayah Indonesia.
1.3 Kepemilikan (Fase Agen): Selama tahap awal impor dan regulasi, Arkadia bertindak murni sebagai penyedia layanan/agen dan tidak mengambil kepemilikan komersial atas barang hingga pesanan pembelian (Purchase Order) lokal atau perjanjian distribusi dilaksanakan.
——————————————————————————
PASAL 2: KEPATUHAN REGULASI DAN LAYANAN
2.1 Otorisasi BPOM: Prinsipal mengakui bahwa semua perisa dan bahan tambahan harus memiliki Nomor Izin Edar (NIE) atau otorisasi pemasaran dari Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM). Arkadia mengoordinasikan pengajuan Surat Keterangan Impor (SKI) untuk setiap pengiriman guna memastikan kepatuhan pasca-perbatasan.
2.2 Manajemen Sertifikat Halal: Sesuai dengan hukum Indonesia, semua bahan terkait makanan harus memenuhi standar kepatuhan Halal. Arkadia mengelola pendaftaran sertifikat Halal internasional yang diakui melalui sistem SIHALAL (RSHLN) untuk menjamin legalitas produk di pasar Indonesia.
2.3 Data Teknis dan Klasifikasi HS: Arkadia memberikan saran ahli mengenai klasifikasi Kode HS berdasarkan dokumen teknis yang disediakan oleh Prinsipal. Prinsipal tetap bertanggung jawab atas keakuratan semua data kimia; setiap sanksi atau Notul (Nota Pembetulan) yang diakibatkan oleh dokumen yang tidak akurat menjadi tanggung jawab finansial Prinsipal.
——————————————————————————–
PASAL 3: STRUKTUR BIAYA LAYANAN DAN KEWAJIBAN FISKAL
3.1 Biaya Layanan Profesional: Biaya ditentukan berdasarkan kompleksitas pengiriman dan persyaratan regulasi barang, yang dikategorikan menjadi:
• Layanan Standar: Untuk pengiriman LCL (Less-than-Container Load) dan bahan tambahan rutin.
• Layanan Prioritas: Untuk pengiriman FCL (Full Container Load) yang memerlukan koordinasi pelabuhan yang intensif.
• Layanan Kompleks/Lartas: Untuk pengiriman yang melibatkan banyak kode HS atau barang yang dibatasi (Lartas).
3.2 Eskalasi Koordinasi: Biaya tambahan berlaku untuk tindakan yang dimandatkan pemerintah, termasuk Pengawasan Jalur Merah (pemeriksaan fisik/sampling) dan penanganan mendesak di luar jam kerja.
3.3 Biaya Terusan (Pass-Through Costs): Bea masuk, Pajak Pertambahan Nilai (PPN) pada tarif yang berlaku (12% efektif 2025), dan logistik pihak ketiga dibebankan kepada Prinsipal sesuai biaya aktual.
——————————————————————————
PASAL 4: SYARAT PEMBAYARAN DAN HAK GADAI
4.1 Kebijakan Pembayaran Dimuka: Untuk Prinsipal baru, 100% dari perkiraan biaya profesional dan bea/pajak pemerintah harus dibayar sebelum dimulainya proses pembersihan pabean.
4.2 Hak Gadai (Right of Lien): Arkadia memiliki hak gadai umum dan khusus atas semua barang dan dokumen yang berada dalam penguasaannya untuk semua jumlah yang terutang. Perusahaan berhak menahan pelepasan barang hingga semua tagihan dilunasi sepenuhnya. Jika tagihan tetap tidak dibayar selama lebih dari empat belas (14) hari setelah pemberitahuan, Arkadia dapat menjual barang tersebut untuk memulihkan utang.
——————————————————————————
PASAL 5: TANGGUNG JAWAB DAN GANTI RUGI
5.1 Batasan Tanggung Jawab: Total tanggung jawab Arkadia terbatas pada tiga (3) kali biaya layanan profesional yang dibayarkan untuk pengiriman spesifik tersebut. Perusahaan tidak bertanggung jawab atas kerugian konsekuensial atau keterlambatan pasar.
5.2 Ganti Rugi Prinsipal: Prinsipal wajib memberikan ganti rugi kepada Arkadia terhadap semua klaim, denda, atau penyitaan yang timbul dari kontaminasi, cacat kualitas, atau data komersial yang tidak akurat untuk deklarasi impor.
——————————————————————————
PASAL 6: PERLINDUNGAN DATA DAN KERAHASIAAN
6.1 Perlindungan Data Pribadi: Arkadia mematuhi Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP). Data pribadi dikumpulkan dan diproses semata-mata untuk tujuan penyediaan layanan yang disepakati.
6.2 Rahasia Dagang: Arkadia mengakui bahwa formulasi perisa melibatkan rahasia dagang yang sensitif dan tidak akan mengungkapkan komposisi kimia kepada pihak ketiga kecuali diwajibkan oleh protokol regulasi formal (BPOM atau Bea Cukai).
——————————————————————————
PASAL 7: HUKUM YANG MENGATUR DAN BAHASA
7.1 Yurisdiksi dan Arbitrase: Ketentuan ini diatur oleh hukum Republik Indonesia. Setiap perselisihan akan diselesaikan melalui arbitrase di Jakarta sesuai dengan aturan Badan Arbitrase Nasional Indonesia (BANI).
7.2 Persyaratan Bahasa: Untuk memastikan Ketentuan ini sah secara hukum sesuai dengan UU No. 24 Tahun 2009, dokumen ini dibuat dalam versi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Jika terdapat ketidakkonsistenan, versi Bahasa Inggris yang akan berlaku.
